¿Estás valorando la posibilidad de contratar una empresa especializada en el alquiler de locales para fiestas o cualquier otro tipo de evento? A continuación, exploramos algunas de las principales claves para seleccionar el local perfecto y planificar un evento inolvidable. ¡Toma nota!
Lo que necesitas saber al alquilar un local para celebrar una fiesta
Buscar la opción apropiada para el alquiler de locales para fiestas puede ser un proceso estresante. Hay tantas cosas que tener en cuenta, desde el presupuesto hasta la capacidad del espacio. Sin embargo, si sigues estos consejos, podrás alquilar el local perfecto para tu próxima fiesta.
- Determina el tamaño de la fiesta. Si vas a invitar a más de 100 personas, entonces necesitarás un gran espacio. Pero si solo vas a tener 50 invitados o menos, podrías optar por algo más pequeño y íntimo.
- Considera el presupuesto. El precio del alquiler del local puede variar mucho dependiendo del tamaño y ubicación del mismo. Así que asegúrate de calcular el costo total antes de tomar una decisión final.
- Revisa la disponibilidad del espacio en la fecha que necesitas. Algunos lugares se reservan con anticipación, así que no esperes hasta último momento para hacer tu reserva.
- Verifica que el lugar tenga la infraestructura adecuada para tu fiesta. Si necesitas un equipo de audio, mesas y sillas, etc., asegúrate de que el local los tenga disponibles antes de hacer tu reservación.
- Infórmate sobre si hay algún costo extra como limpieza o seguridad. Estas son cosas normales en alquiler de locales para celebrar una fiesta, así que asegúrate de contarlas en tu presupuesto final.
- Servicios: Otro factor importante a considerar es si el local ofrece los servicios necesarios para tu evento. Asegúrate de que haya suficientes mesas y sillas, así como un buen equipo de sonido e iluminación. También debes asegurarte de que el lugar cuente con baños limpios y seguros.
- Ubicación: Otra cosa a tener en cuenta es la ubicación del local. Asegúrate de que esté cerca de los lugares donde viven tus invitados para que no tengan que recorrer largas distancias. También debes asegurarte de que el lugar esté bien iluminado y seguro.
Cómo preparar el presupuesto para tu evento
Preparar un presupuesto para tu evento puede ser una tarea intimidante, pero no tiene por qué serlo. Aquí hay algunos consejos para ayudarte a sacar la mayor rentabilidad de tu inversión.
- Define el objetivo de tu evento: Éste determinará el tamaño y la escala del mismo, lo que a su vez influirá en los costes.
- Identifica las necesidades esenciales para tu evento. Si estás organizando una fiesta tematizada, necesitarás invertir en un recursos decorativos adaptados así como en otros elementos como disfraces o atrezo. Si estás organizando, por ejemplo, un evento corporativo, es posible que necesites contratar a un DJ y alquilar sillas y mesas. Hacer una lista de todo lo que necesitas ayudará a mantenerte enfocado mientras planeas tu evento.
- Compara precios entre diferentes proveedores de servicios. Esto te ayudará a encontrar los mejores precios para las necesidades esenciales para tu evento.
- Establece un presupuesto realista y detallado. Asegúrate de incluir todos los costos asociados con tu evento, desde los gastos de alojamiento hasta la comida y bebida. Desglosa cada categoría de gastos para que sepas exactamente lo que estás gastando en cada parte del evento.
- Reserva tus servicios tan pronto como sea posible. Esto te ahorrará dinero ya que muchos proveedores ofrecen descuentos por anticipación y puedes aprovechar esas ofertas antes de que se agoten.
Siguiendo estos simples consejos, podrás preparar un presupuesto efectivo y realista para tu evento sin importar el objetivo o el tamaño
Consejos para el día del evento
Pero, ¿qué hay del día del evento? Si es la primera vez que te enfrentas a la planificación y ejecución de uno, probablemente te sientas algo perdido. A continuación, compartimos contigo algunas claves básicas que te ayudarán a llevarlo a cabo con mayor efectividad. ¡Toma nota!
- Prepárate con anticipación: Verifica todos los detalles del evento a tiempo, como obtener el permiso necesario, contactar con los proveedores, contratar al personal de apoyo y confirmar todos los detalles con los asistentes.
- Establece un horario ajustado y síguelo estrictamente: Planifica cada parte de tu evento para que suceda sin problemas y trata de valorar los posibles imprevistos que puedan surgir.
- Contrata personal adicional si es necesario, este puede ayudarte con la preparación, limpieza y ejecución del evento.
- Asigna roles claros: Antes del día del evento, asegúrate de que cada miembro del equipo sepa qué se espera de ellos y cuáles son las funciones que debe cumplir.
- Acomoda un área para un photocall o cualquier otro tipo de detalle que favorezca las relaciones entre los asistentes y contribuyan al marketing de tu evento o negocio.
- Mantén el foco en la experiencia del cliente: Asegúrate de que los asistentes tengan una experiencia agradable durante el evento.
- Planifica con anticipación ante posibles imprevistos: Mantente abierto a improvisar si surge alguna situación imprevista durante el evento.
- Evalúa los resultados del evento: Una vez haya finalizado, evalúa los resultados para mejorar tu próximo evento.
